¢  Los sistemas ERP están diseñados para modelar y automatizar muchos de los procesos básicos con el objetivo de integrar información a través de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedores. 

LAS SUITE ERP

¢  Son software que proveen aplicaciones:

¢  De control y contables

¢  Administración de producción y materiales.

¢  Administración de calidad

¢  Mantenimiento de fábricas

¢  Distribución de ventas

¢  Administración de recursos humanos

¢  Administración de proyectos

CARACTERÍSTICA MÁS SIGNIFICATIVA

¢  Todas las aplicaciones están integradas, por lo que comparten un mismo conjunto de datos que es almacenado en una base de datos común. Las empresas se benefician de esta información debido a que el sistema ERP relaciona los procesos de negocios y los maneja como un todo en forma integrada.

SOLUCIONES ERP

¢  SAP

¢  Oracle

¢  QAD es líder en manejo de manufactura

¢  PeopleSoft en manejo de personal

¢  SSA

¢  IBM

BENEFICIOS ERP

¢  "Héctor Eminence de IBM señaló tres factores principales que determinan si una empresa que está lista para utilizar un sistema ERP, o no:

¢  1) La necesidad de crecimiento, un factor fundamental; saber que la empresa crece, que sus pedidos aumentan, si existen nuevos proveedores, etc.

¢  2) La necesidad de información actualizada.

¢  3) La urgencia de mantener un nivel competitivo respecto a otro tipo de empresas".

ETAPAS DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LOS ERP

¢  Una primera etapa vinculada a la época de los 80's, donde todas las áreas de la organización se manejaban de forma heterogénea, al igual que los sistemas eran complejos funcionalmente y en su interfaz, pocos automatismos y su principal logro fue la reducción de los costos y el aumento de la productividad vinculado a la automatización de los procesos.

¢  Con el surgimiento de nuevas necesidades de información y la evolución tecnológica de la computación, se mejoró en la flexibilidad de los sistemas y a su vez se disminuyó en la complejidad de la interfaz. La aparición de Windows convirtió la manipulación de estas herramientas en algo más amigable; sin embargo no existían redes y los paquetes eran poco integrados.

¢  Una tercera etapa donde se reconocen los sistemas de gestión integrada, en donde se encuentran los ERP, cuya idea es mantener la información centralizada, generando posteriormente flujos de la misma según necesidades. Son sistemas más flexibles que presentan un interfaz único de trabajo, sin importar el modulo que se esté manejando, y la calidad de la información es mejor.

CARACTERÍSTICAS QUE DISTINGUEN A UN ERP

¢  Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

¢  Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.

¢  Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.

LOS OBJETIVOS PRINCIPALES DE LOS SISTEMAS ERP SON:

¢  Optimización de los procesos empresariales.

¢  Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

¢  La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

¢  Eliminación de datos y operaciones innecesaria de reingeniería.

¢  El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

OTRAS CARACTERÍSTICAS DESTACABLES DE LOS SISTEMAS ERP SON:

¢  Base de datos centralizada.

¢  En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.

¢  Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.

¢  Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.

¢  Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un único programa (con multiplicidad de librerías, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.

¢  La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).

ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP ES CONVENIENTE EFECTUAR LO SIGUIENTE:

¢  Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

¢  Definición del modelo de negocio.

¢  Definición del modelo de gestión.

¢  Definición de la estrategia de implantación.

¢  Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.

¢  Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.

¢  Análisis del cambio organizativo.

¢  Entrega de una visión completa de la solución a implantar.

¢  Implantación del sistema.

¢  Controles de calidad.

¢  Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

¢  Benchmarking de la implantación.

VENTAJAS

¢  Diseño de ingeniería para mejorar el producto.

¢  Seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa.

¢  Una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real.

¢  De los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc.

¢  La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, están integrados.

¢  La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

¢  Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).

DESVENTAJAS

¢  inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

¢  El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente.

¢  La instalación del sistema ERP es muy costosa.

¢  El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporativa.

¢  Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.

¢  Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.

¢  Una vez que el sistema este establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

¢  La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.

¢  La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.

¢  Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.

¢  Los sistemas pueden estar saturados relativamente a las necesidades del consumidor.